قبل از هرچیز باید به این نکته اشاره کنم این است که فرآیندهایی موجود در نرم افزارهای سازمانی به خصوص نرم افزار سازمانی انلاین اودوو ساختارهایی را به صورت پیش فرض در نظر می‌گیرند تا بتوانند به صورت خودکار انجام شوند. علاوه بر خودکار بودن شفافیت، دقت و سادگی پارامترهای دیگری هستند که در طراحی این سیستم‌ها در نظر گرفته می‌شوند.

نکته بعد این هست که در نسخه‌های متفاوت این ساختارها به روز می‌شوند بنابر این تمام مطالبی که در این پاسخ اورده شده تنها مربوط به نسخه ۱۶ است و قطعا در نسخه‌های دیگر متفاوت خواهد بود. مثلا در نسخه ۱۳ تمام پرداخت‌ها به صورت مستقیم در حساب بانک ثبت می‌شوند.

در طراحی این حساب‌ها اودوو و حسابداری انلاین ویراوب۱۲۳ فرآیندهای زیر در نظر گرفته شده‌اند:

1. خرید
2. فروش
3. ثبت پرداخت‌ها
4. بازپرداخت به مشتری
5. پس گرفتن پول از تامین کننده
6. مغایرت گیری بانکی
   

اینجا من تنها در مورد پرداخت و دریافت می‌خوام صحبت کنم تا کاربر پرداخت‌های مشهود رو توصیف کنم. 

البته هر مرحله توضیحات زیادی داره که باید توی راهنمای آنلاین با آنها آشنا بشید.

ثبت پرداخت و یا دریافت پول

زمانی که شما یک پرداخت را در سیستم ثبت می‌کنید یک سند حسابداری ایجاد می‌شود که در آن از حساب‌های خاصی برای انتقال پول استفاده می‌شود. این مدل در دو حالت استفاده می‌شود یکی زمانی که پولی به تامین کننده می‌دهید یا اینکه پولی را به مشتری باز پرداخت می‌کنید:

کاملا واضح است که این پرداخت به صورت مستقیم در بانک ثبت نشده و از حساب های میانی پرداخت و دریافت مشهود برای این کار استفاه شده است.

عنوان اصلی حساب Outstanding payment/receipt هست که در سیستم با عنوانهای حساب‌های مشهود یا معوق هم استفاده می‌شه. این حساب رو نباید با حساب suspense account که با عنوان معلق ترجمه می‌شه اشتباه بگیرید.

فروش یا خرید محصول

زمانی که فروش یا خرید انجام می‌شه هم ما سندهایی برای تامین کنندگان و مشتریان ایجاد می‌کنیم. این سند نشون می‌ده که ما در یک فاکتور چه مبلغی به مشتری بده‌کار یا بستانکاریم. این سند حسابداری به صورت زیر ایجاد می‌شه:

با این کار تعیین می‌کنیم که مشتری یا تامین کننده چه مبلغی رو به ما بدهکار هستن یا اینکه ما باید به اونها پرداخت کنیم. 

منطبق کردن پرداخت و فاکتور

حالا که خرید و فروش را ثبت کردیم و در مقابل پرداخت‌ها نیز ثبت شد: باید تعیین کنیم که کدام پرداخت مربوط به کدام فاکتور بوده است. به این عمل انطباق می‌گیم. این کار با روش‌های استاندارد حسابداری انجام نمی‌شه. توی اودوو و حسابداری انلاین ویراوب۱۲۳ از یک فیلد به نام کد انطباق یا matching number برای این کار استفاده می‌شه. این کد و کاربرد اون رو من اینجا توضیح نمی‌دم.

طهاتر یا مغایرت گیری

همونجوری که در بالا توضیح دادیم هیچ انتقالی به صورت مستقیم در خود حساب بانک ثبت نمی‌شه. خوب سوال این هست پس کی این کار رو باید انجام بدیم.

یکی از کارهای اصلی حسابداری این هست که حساب واقعی بانک رو با حسابی که در حسابداری براش ایجاد کردیم چک کنیم. توی این مرحله هست که تمام پرداخت‌ها توی حساب اصلی بانک ثبت می‌شه. به این عمل Reconciliation گفته می‌شه. توی اودوو خیلی تلاش شده که این عمل خودکار باشه.

هر زمان که یک عمل تهاطر انجام می‌شه یک سند ثبت می‌شه که فرم کلی اون به صورت زیر هست:

توی این مرحله هست که پول به صورت مستقیم در حساب اصلی بانک قرار می گیره.